Fjärrlån och transporter - bakgrund

 

SIM-projektet betyder Sydsvenskt Informations- och Mediasystem. Med detta avses ett system för förmedling av medier mellan biblioteken i Sydsverige, det s k SIM-området. SIM-området består av 7 län av varierande storlek, från ca 150 000 invånare till ca 1,5 miljoner invånare. I området finns 127 kommuner också dessa av varierande storlek och med olika förutsättningar för att bedriva biblioteksverksamhet. I SIM-området är 6 länsbibliotek verksamma.

Inom SIM-området bedrivs en omfattande fjärrlåneverksamhet. Totalt förmedlas ca 180 000 volymer som enstaka fjärrlån av böcker eller bokdepositioner varje år. Huvuddelen av dessa lån sker inom respektive län. En mindre del av fjärrlånen beställs utanför det egna länet, från övriga län i SIM-området, från övriga Sverige, eller från högskolebibliotek i och utanför SIM-området. Statistik visar att små län har större behov av fjärrlånestöd från andra, än stora län, som i hög grad är självförsörjande. Ett viktigt mål i SIM-projektet är att öka allmänhetens tillgång till de resurser som finns på biblioteken oavsett om dessa finns på det egna biblioteket, i närområdet eller på längre avstånd inom SIM-området. I praktiken betyder detta att projektet försöker upprätta system som förmedlar fjärrlån över hela området på ett snabbt och effektivt sätt.

I första steget betyder detta att länsbibliotekens samlade resurser öppnas för lån från samtliga kommunbibliotek i SIM-området. I nästa steg kan det betyda att samtliga bibliotek, kommun-, läns-, och högskolebiblioteks samlade resurser öppnas för lån över hela SIM-området.

För att ett mediasystem av den här omfattningen skall fungera krävs att några viktiga förutsättningar är uppfyllda:

  • En väl fungerande söktjänst för onlinesökning av bibliotekskataloger
  • Det krävs avtal mellan länsbibliotek, huvudmän och kommuner
  • Det krävs en gemensam lånepolicy
  • Det krävs snabba och effektiva transporter till en rimlig kostnad

Inom SIM-projektet så har målet med en väl fungerande söktjänst förverkligats genom öppnandet av  SESIM-portalen i mars 2004. Det finns också en gemensam lånepolicy för biblioteken i SIM-området. Däremot har ännu inte några avtal som reglerar utbytet av medier mellan länen slutits. Det finns inte heller någon särskild transporttjänst för att skicka medier mellan länen i SIM-området.

I varje län finns ett transportsystem mellan biblioteken för förmedling av fjärrlån. Ansvaret för bibliotekstransporter i länen ligger hos länsbiblioteket som i sin tur köper tjänsten från en extern operatör. Systemen bygger på regelbundna körningar mellan i första hand länsbiblioteket och biblioteken i de enskilda kommunerna. Körningar direkt mellan enskilda kommuner omfattas normalt inte av dessa transporter men är ändå förekommande. I vissa fall omfattas även högskolebiblioteken av bibliotekstransporten i länet.

Bibliotekstransporter inom länen är kostnadseffektiva. Kostnaden per försändelse varierar något mellan länen beroende på storlek och den samlade transportvolymen men är i samtliga fall att betrakta som ett billigt transportalternativ. Transporttiden är också varierande. Biblioteken besöks i samtliga län två gånger per vecka. Det kan innebära att man får leverans från den ena dagen till den andra men det kräver att flera förutsättningar är uppfyllda: rätt beställningsdag i förhållande till leveransdag; snabb hantering på långivande bibliotek; biblioteket ligger först på körslingan etc. Den normala leveranstiden är 5-7 dagar, och ibland längre beroende på helgdagar och långsamma rutiner vid omlastningar och andra mellanled.

Idag sker transport av regionala fjärrlån med ovan beskrivna länstransporter medan interregionala fjärrlån skickas med posten. Det innebär att regionala fjärrlån transporteras till ett lågt pris men relativt långsamt, medan interregionala fjärrlån transporteras till ett högt pris men med kort leveranstid. Före och under projektets gång har önskemål rests om att ett gemensamt transportsystem som stödjer fjärrlåneförmedling i hela SIM-området bör inrättas.

För att ett system med interregionala fjärrlån skall vara motiverat krävs att det ger en ökad service jämfört med de system som används idag. Det får inte innebära att medier hela tiden är på resa över långa avstånd eller att dyra långväga transporter används i onödan. Ytterligare konsekvenser som i  möjligaste mån måste undvikas är att enskilda bibliotek minskar sina mediainköp och istället förlitar sig på andra bibliotek och att vissa bibliotek/regioner är närande medan andra är tärande i systemet.

För interregionala transporter krävs att dessa skall vara pålitliga och ha kort leveranstid, allra helst övernatt-leverans, beställning dag 1 och leverans dag 2. För att detta skall kunna förverkligas krävs att själva transporten är snabb. Men det krävs också att hantering vid beställning, ordermottagning på biblioteket, paketering mm löper effektivt och det krävs att alla väntetider på ”uthyllor” i biblioteket eller vid omlastning försvinner.

Att upprätta ett transportsystem för SIM-området med den servicenivå som hittills efterfrågats är ett omfattande arbete, både vad gäller funktioner och attityder. Vid sidan av själva avtalet med en transportör krävs organisation och effektivisering av arbetet hos de deltagande biblioteken. Det krävs också uppföljning och kontroll av olika led i kedjan och det krävs kanske nya system för fakturering. Sist men inte minst, det måste finnas någon som kan svara på bibliotekens frågor om varför saker och ting inte kommer fram i tid eller inte kommer fram alls.

Transporter i SIM är också en avvägningsfråga. Vi vill att lån och fjärrlån skall ske så nära låntagaren som möjligt, för att gå snabt och för att minimera behovet av transporter. Samtidigt vill vi genom transporter öppna en möjlighet för allmänheten att få allt på kort tid oavsett var materialet befinner sig. Men skall ett sådant transportsystem vara ekonomiskt försvarbart så krävs att en relativt stor totalvolym transporteras, först då blir priset per enhet acceptabelt. I Danmark har man nu ett helt öppet system som med fria fjärrlån över hela landet, detta motsvarar intentionerna i SIM-projektet. Erfarenheterna från Danmark är ännu begränsade, men en sak är klar, det skickas en väldig massa böcker kors och tvärs i Danmark.

Sammanställningar och tabeller på den här webbplatsen försöker visa hur förutsättningarna för ett gemensamt transportsystem ser ut. Styrgruppen för SIM-projektet bör under hösten 2004 bestämma sig för hur ett gemensamt transportsystem bör se ut, om det skall startas nu eller skjutas på framåt tills det finns mer erfarenhet av hur låneströmmarna i SIM-området kommer att förändras.

Bengt Källgren, projektledare SIM-projektet
Bengt.kallgren@vgregion.se

<<<

Webbansvarig: Bengt.Kallgren@vgregion.se Senast uppdaterad 040730